Thành lập văn phòng đại diện là nhu cầu tất yếu của các doanh nghiệp khi muốn mở rộng quy mô sản xuất cũng như địa bàn hoạt động kinh doanh của mình. Để giúp các doanh nghiệp tiến hành thuận lợi trong quá trình thành lập văn phòng đại diện theo pháp luật Blue xin chia sẻ thông tin như sau:
Tham khảo thêm ==> Thành lập công ty tại Nghệ An
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Bước 1:Chuẩn bị hồ sơ theo quy định hiện hành về việc thành lập văn phòng đại diện bao gồm những giấy tờ sau:
- Bản sao có chứng thực Giấy đăng ký kinh doanh của công ty mẹ.
- Bản sao có chứng thực chứng minh thư nhân dân/Căn cước công dân. Nếu chứng minh thư mờ số mà chưa có thẻ căn cước hoặc hộ chiếu có thể cung cấp hộ khẩu gia đình để làm rõ số chứng minh nhân dân.
- Giấy tờ chứng minh đối với những địa điểm là tầng trệt của các chung cư được quyền đăng ký thành lập.
- Hợp đồng dịch vụ tư vấn đối với trường hợp doanh nghiệp có sử dụng dịch vụ của các công ty tư vấn (Kèm giấy giới thiệu của công ty nhận tư vấn trực tiếp đi nộp hồ sơ).
Bước 2: Soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện.
Thông báo lập Văn phòng đại diện (Phụ lục II-11 – Thông báo về việc đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT). Nội dung thông báo gồm: Thông tin doanh nghiệp; Tên doanh nghiệp; Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế hoặc Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; Thông tin của Văn phòng đại diện dự định thành lập bao gồm:
- Tên văn phòng đại diện dự định thành lập: Tên Văn phòng đại diện bằng tiếng Việt; Tên Văn phòng đại diện bằng tiếng nước ngoài; Tên văn phòng đại diện viết tắt.
- Địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện ghĩ rõ các nội dung thông tin sau:Số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/xóm/ấp/thôn, Xã/Phường/Thị trấn, Quận/Huyện/Thị xã/Thành phố thuộc tỉnh, Tỉnh/Thành phố. Thông tin về số điện thoại, Email, Website, Fax.
- Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện: đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó;
- Thông tin người đứng đầu Văn phòng đại diện: Họ, tên; Giới tính; Ngày, tháng, năm sinh; Thông tin về Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc Giấy tờ chứng thực cá nhân khác; Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú; Chỗ ở hiện tại của cá nhân; và Chức danh của người đứng đầu Văn phòng đại diện.
- Thông tin đăng ký thế, bao gồm: Địa chỉ nhận thông báo thuế; Ngày bắt đầu hoạt động; Hình thức hoạch toán; Năm tài chính; Tổng số lao động; Đăng ký xuất nhập khẩu; Thông tin về tài khoản ngân hàng, tài khoản kho bạc; Thông tin các loại thuế phải nộp và Nội dung hoạt động chính của Văn phòng đại diện
- Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Quyết định của chủ sở hữu đối với Công ty TNHH một thành viên hoặc Quyết định của hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên và Công ty Hợp danh hoặc Quyết định của Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của Công ty. Trong đó ghi rõ những nội dung về việc thành lập Văn phòng đại diện như đối với Thông báo thành lập Văn phòng đại diện nêu trên.
Quyết định bổ nhiệm đối với người đứng đầu Văn phòng đại diện.
Biên bản họp hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên và Công ty Hợp danh hoặc Biên bản họp Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của Công ty. Trong đó ghi rõ những nội dung về việc thành lập Văn phòng đại diện như đối với Thông báo thành lập Văn phòng đại diện nêu trên.
Bước 3: Nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh
- Nộp bản giấy tại một cửa của Sở kế hoạch đầu tư: Hồ sơ được lập thành 01 bộ kèm, kèm hồ sơ pháp lý nộp tại bộ phận một của. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính hợp lệ sơ bộ, tiếp nhận hồ sơ, hồ sơ tùy vào từng địa bàn cụ thể để đưa vào cho chuyên viên thụ lý thuộc địa bàn quản lý.
- Nộp hồ sơ qua công thông tin đăng ký kinh doanh quốc gia: Hồ sơ được lập như nộp bản giấy nhưng doanh nghiệp phải scan từng đầu mục hồ sơ dưới định dạng được quy định (PDF, JPG). Sau đó nộp hồ sơ thông qua tài khoản được Sở kế hoạch đầu tư cấp.
Những lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện
Thứ nhất, đó là vấn đề đặt tên cho Văn phòng đại diện
Hiện nay, theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2014, Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu để tạo khả năng phân biệt.
Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ cụm từ “Văn phòng đại diện”. Ví dụ: Văn phòng đại diện – Công ty TNHH ABC.
Bên cạnh đó, khi đặt tên cho Văn phòng đại diện doanh nghiệp cần lưu ý không được đặt trên trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký; Sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tên của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng của doanh nghiệp, trừ trường hợp có sự chấp thuận của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức đó; Sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.
Đồng thời, tên văn phòng đại diện phải được gắn tại trụ sở chính của Văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành. Thông tin liên hệ (SĐT, Email; Fax; Website).
Thứ hai, về việc đặt địa chỉ trụ sở chính của Văn phòng đại diện
Khi tiến hành kê khai thông tin địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện, Công ty phải ghi rõ số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, sốfax và thư điện tử (nếu có).
Và khi đăng ký, công ty cần lưu ý không được tiến hành việc đăng ký trụ sở Văn phòng đại diện tại Chung cư hoặc Nhà tập thể có chức năng để ở theo quy định của Luật Nhà ở và các văn bản hướng dẫn thi hành.
Thứ ba, về nội hoạt động của Văn phòng đại diện: Đại diện cho công ty mẹ thực hiện việc nghiên cứu thị trường, thăm dò thị trường, giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ, tiếp nhận hồ sơ, chứng từ, tài liệu cho công ty mẹ. Không có chức năng thực hiện hoạt động kinh doanh.
Thứ tư, về người đứng đầu Văn phòng đại diện: Khi tiến hành bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện công ty cần lưu ý đến các điều kiện về năng lực hành vi dân sự và các điều kiện mà pháp luật cấm không được phép đứng đăng ký kinh doanh.
Mọi vấn đề thắc mắc quý doanh nghiệp hãy liên hệ luật Blue để được tư vấn miễn phí, chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng 24/7
